La rencontre entre Draft.io et Agilité

Décembre 2017, nous sommes à l’aube d’un pivot stratégique majeur. A l’époque, Draft.io est un simple outil de post-it digital, essentiellement tourné vers un usage sur grand écran tactile. Cependant, nous ne sommes pas pleinement satisfaits : nous sommes convaincus que notre façon de travailler et de collaborer va radicalement changer au cours des prochaines années.

C’est alors que nous nous lançons dans une démarche de recherche utilisateurs qui durera environ un an. Nous interviewons plus de 150 professionnels : consultants en stratégie, professionnels de l’innovation, UX-UI Designers, Responsables techniques, … puis Scrum Masters et Coach Agiles.

En effet, cartographier le parcours utilisateur pour mieux affiner et prioriser le backlog, modéliser les problèmes pour en construire une compréhension commune, réfléchir collectivement aux moyens d’améliorer l’organisation de l’équipe, planifier et suivre l’avancement des développements de façon à anticiper les éventuels écueils, composent le quotidien des équipes Agiles. 

Des logiciels opérationnels plus qu’une documentation exhaustive

Très rapidement, nous comprenons que les équipes Agiles ont un profond désir de travailler plus efficacement et plus visuellement, de ne pas perdre du temps à rédiger une documentation qui ne sera lue, et encore moins comprise, par (quasiment) personne. 

 Les Scrum Masters et Coachs Agiles souhaitent instaurer une collaboration transparente, en mettant à disposition des parties prenantes toutes les informations nécessaires à la prise de décision. La pertinence d’un document visuel collaboratif pour les équipes Agiles devient alors une évidence.

Les individus et leurs interactions plus que les processus et les outils

Il convient alors de documenter le processus de prise de décision, c’est-à-dire les éléments et le chemin qui ont mené à un choix à un instant t ; c’est ici qui se trouve la véritable richesse de l’équipe. 

La force du support digital est justement de faciliter la traçabilité des interactions entre les individus. Et, même avant d’être contraints à tous travailler à distance, plusieurs Scrum Masters et Coachs Agiles, avec qui nous nous sommes entretenus, l’avaient déjà compris.

 L’adaptation au changement plus que le suivi d’un plan

Être capable de s’adapter au changement nécessite, de façon contre-intuitive pour un néophyte, un cadre de travail strict : c’est toute la force du processus Agile. On ne parle plus de réunion, mais de cérémonie, c’est-à-dire de session de collaboration qui ont toujours lieu le même jour, à la même heure, et dans lesquels on discute des mêmes choses. On combat l’imprévu en optimisant l’organisation et le temps de l’équipe et en rationalisant le processus de prise de décision.

“A plan is better than no plan” disent les américains, certes, mais tout en acceptant que le plan devient obsolète le lendemain que l’on a établi. C’est pourquoi la planification visuelle et itérative est au centre du fonctionnement des équipes Agiles. 

L’agilité réduit la durée de la boucle de rétroaction managériale : généralement deux semaines au niveau opérationnel et 3 mois au niveau stratégique. A chaque intervalle, l’équipe se réunit pour identifier ce qui a changé chez ses utilisateurs et ses clients ou dans son marché. La vérité d’un jour n’est pas celle du sprint d’après. Nous comprenons ici la raison pour laquelle il est nécessaire d’objectiver le processus de prise de décision pour que tous les membres de l’équipe acceptent de voir leurs idées et initiatives être régulièrement remises en cause.

La collaboration avec les clients plus que la négociation contractuelle

Concevoir la bonne solution exige de comprendre finement son client ou son utilisateur, de passer du temps avec lui, de l’écouter, de le regarder utiliser son produit. Mais, pour que l’échange soit productif, il faut le construire sur une réalité ou une compréhension commune de la situation : la collaboration devient visuelle.

Il ne s’agit pas de discuter de tout et de rien autour d’une table, comme beaucoup d’entre nous l’ont malheureusement vécu trop souvent, mais de converger vers une compréhension commune de la réalité et des enjeux.

Sans que nous l’ayons sciemment imaginé, Draft.io embrassait déjà toutes les valeurs de l’Agilité.